KI-Sekretariat in der Kanzlei: Kann ein KI-Telefonassistent Mandantenanrufe annehmen?

Zuletzt aktualisiert: 4. November 2026

In vielen Kanzleien klingelt das Telefon dann, wenn niemand abnehmen kann: in der Mittagspause, während einer Verhandlung, abends nach 18 Uhr. Wer gerade eine Kündigung oder eine Vorladung bekommen hat, wartet nicht auf den Rückruf am nächsten Tag. Er ruft die nächste Kanzlei an. Genau hier setzen KI-Telefonassistenten an, oft auch KI-Sekretariat oder KI-Anrufbeantworter genannt. Dieser Beitrag beantwortet eine Frage: Kann so ein System die Mandantenannahme am Telefon übernehmen, und wenn ja, in welchem Umfang?

Was ein KI-Telefonassistent in der Kanzlei übernimmt

Ein KI-Telefonassistent ist eine Sprach-KI, die Anrufe unter der Kanzleinummer annimmt, wenn das Sekretariat nicht erreichbar ist oder ausgelastet ist. Anders als ein klassischer Anrufbeantworter führt er ein Gespräch. Er stellt Rückfragen, versteht freie Antworten und fasst das Ergebnis schriftlich zusammen.

• Annahme außerhalb der Bürozeiten und bei besetzter Leitung
• Abfrage von Rechtsgebiet, Anliegen und Dringlichkeit, zum Beispiel ob eine Frist läuft
• Erfassung von Name, Rückrufnummer und bevorzugter Rückrufzeit
• Vorqualifizierung nach den Vorgaben der Kanzlei, etwa nur Arbeitnehmer im Arbeitsrecht
• Terminvorschlag aus dem Kanzleikalender, wenn das System angebunden ist
• Zusammenfassung per E-Mail oder in die Kanzleisoftware

Damit entlastet das System vor allem das Sekretariat bei wiederkehrenden Anrufen. Der Erstkontakt geht nicht mehr verloren, und die Anwältin oder der Anwalt ruft mit allen Eckdaten zurück.

Wo die Grenzen liegen

Ein KI-Telefonassistent ersetzt keine anwaltliche Beratung. Er darf und soll keine rechtliche Einschätzung abgeben, auch nicht auf Nachfrage. Das muss im Gesprächsleitfaden klar festgelegt sein, damit die KI bei Fragen wie „Habe ich Chancen?“ freundlich auf den Rückruf verweist.

Auch die Konfliktprüfung bleibt Sache der Kanzlei. Die KI kann den Namen der Gegenseite abfragen, die Prüfung selbst erfolgt danach im Büro. Bei sehr emotionalen Anrufen, etwa im Strafrecht nach einer Festnahme, sollte es eine Weiterleitung an eine Notfallnummer geben.

Was vor dem Einsatz geklärt sein muss

Schon am Telefon fallen Mandantengeheimnisse an: Namen, Sachverhalte, Gesundheitsdaten. Der Anbieter verarbeitet diese Daten im Auftrag der Kanzlei. Dafür braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Weil der Anbieter mit Informationen in Berührung kommt, die der anwaltlichen Verschwiegenheit unterliegen, muss er nach § 43e BRAO zusätzlich in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.

• Wo werden Gesprächsaufzeichnungen und Transkripte gespeichert, und wie lange?
• Werden Gesprächsdaten zum Training von KI-Modellen verwendet? Das sollte vertraglich ausgeschlossen sein.
• Erfahren Anrufer zu Beginn, dass sie mit einer KI sprechen?
• Wer in der Kanzlei liest die Zusammenfassungen, und wie schnell?

Mehr zur Frage, welche KI-Lösungen datenschutzkonform eingesetzt werden können, lesen Sie im Beitrag Dürfen Anwälte ChatGPT mit Mandantendaten nutzen?

Beispielszenario: eine Arbeitsrechtskanzlei mit Abendanrufen

Das folgende Szenario ist ein vereinfachtes Beispiel, keine Fallstudie. Eine Arbeitsrechtskanzlei mit zwei Anwältinnen schaltet Google Ads auf „Kündigung Anwalt“. Die Anzeigen laufen auch abends, weil viele Arbeitnehmer ihre Kündigung erst nach Feierabend lesen. Das Sekretariat ist bis 17 Uhr besetzt. Was danach anruft, landet auf dem Anrufbeantworter, und kaum jemand spricht darauf.

Mit einem KI-Telefonassistenten fragt die Kanzlei abends drei Dinge ab: Datum des Kündigungsschreibens, Arbeitgeber und Rückrufnummer. Am nächsten Morgen liegen die Notizen vor. Weil die Frist für die Kündigungsschutzklage drei Wochen beträgt, sortiert das Sekretariat die Rückrufe nach Zugangsdatum. Der Anrufer vom Vorabend bekommt seinen Rückruf, bevor er bei der nächsten Kanzlei anruft.

Wie wichtig die Qualität dieser Anfragen ist, zeigt unsere Case Study zur Kanzlei Dr. Stetter: Dort kamen nach dem Kampagnenstart innerhalb weniger Wochen zehn Wunschmandanten mit Kündigung oder Aufhebungsvertrag. Jeder dieser Anrufe zählt.

Für welche Kanzleien sich das lohnt

Ein KI-Sekretariat lohnt sich vor allem für Kanzleien mit vielen Erstanrufen in Rechtsgebieten mit Zeitdruck, etwa Arbeitsrecht, Strafrecht oder Verkehrsrecht, und für Kanzleien, die Anzeigen schalten und deshalb auch außerhalb der Bürozeiten Anrufe bekommen. Bei einer kleinen Kanzlei mit wenigen, meist empfohlenen Mandanten bringt es weniger.

Wenn Sie KI in der Kanzlei strukturiert einführen möchten, finden Sie unter KI-Beratung für Kanzleien unseren Ansatz. Einen Überblick über weitere Einsatzfelder gibt der Beitrag KI in Kanzleien.

Häufige Fragen

Kann KI bei der Mandantenannahme in Kanzleien unterstützen?

Ja. Ein KI-Telefonassistent kann Anrufe annehmen, das Anliegen, das Rechtsgebiet, Fristen und die Kontaktdaten abfragen und als Notiz an die Kanzlei übergeben. Die rechtliche Beratung und die Konfliktprüfung bleiben bei der Kanzlei.

Was ist der Unterschied zwischen KI-Sekretariat und Anrufbeantworter?

Ein Anrufbeantworter nimmt nur eine Nachricht auf. Ein KI-Sekretariat führt ein Gespräch, stellt Rückfragen, erfasst die Angaben strukturiert und kann Termine vorschlagen.

Darf ein KI-Telefonassistent Rechtsauskünfte geben?

Nein. Der Gesprächsleitfaden sollte festlegen, dass die KI keine rechtlichen Einschätzungen gibt und bei solchen Fragen auf den Rückruf durch die Anwältin oder den Anwalt verweist.

Was muss eine Kanzlei vertraglich regeln?

Es braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und eine Verpflichtung des Anbieters zur Verschwiegenheit nach § 43e BRAO. Außerdem sollte geregelt sein, wo Daten gespeichert werden, wie lange und dass sie nicht zum Training von KI-Modellen genutzt werden.

Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

Sie sollten es erfahren. Eine kurze Ansage zu Beginn des Gesprächs schafft Transparenz und vermeidet Vertrauensverlust.